CRM 系統怎麼選？先拿自己真實的業務流程試免費版，用「人數 × 每人月費 × 12 × 使用年數」加上導入費算總額；簽約前確認資料怎麼匯出、停用後多久還拿得回來。要串 LINE 的話，國外主流 CRM 的入門方案多半不含，要升級、加購、裝第三方 App 或自己串。要的功能只有高階方案才有，才值得拿來跟客製比。
CRM 系統是什麼？選之前先寫下四件事
CRM（Customer Relationship Management，客戶關係管理）系統，是把客戶資料、往來紀錄與業務進度集中管理的系統。開始比較之前，先把這四件事寫下來，後面每一項比較都會用到：
- 幾個人要用：決定免費版夠不夠，也是月費的乘數
- 要記哪些欄位：一家公司多個窗口、自己的案件階段，都要能自訂欄位
- 客人從哪裡來：LINE、電話、官網表單，決定要串哪些管道
- 要接哪些系統：ERP、會計、報價單。要接 ERP 的話，先看〈ERP 不能改也能串〉
免費 CRM 夠用嗎？價格怎麼比？
以下為 2026 年 10 月 14 日自台灣連線所見的官網標價。國外四家為美元、每人每月、未含稅，Salesforce 台灣站同樣以美元標價：
| 免費版 | 付費入門（年繳） | 要注意 | |
|---|---|---|---|
| HubSpot | 2 人、1,000 筆聯絡人 | Starter 原價 20 美元，目前另有促銷價 | Professional 另收一次性導入費 1,500 美元 |
| Salesforce | 2 人，每 60 天要登入一次 | Starter Suite 25 美元 | 免費版與 Starter 不含 API |
| Zoho CRM | 3 人、5,000 筆紀錄 | Standard 14 美元（月繳 20） | 免費版不能自訂欄位 |
| Pipedrive | 無，試用 14 天 | Lite 14 美元（月繳 24） | Lite 沒有自動化 |
| 台灣在地廠商（一例） | 1 個帳號、100 筆客戶 | 新台幣 800 元（每帳號每月，官網未註明含稅） | 年約最短一年；串社群、API 各加購每月 3,200 元 |
比價時別只看入門價：算「人數 × 每人月費 × 12 × 使用年數」，加上導入費與加購模組。年繳多半比月繳便宜，但要一次綁一年；稅另計，實際稅負請問會計師。依情況先看哪一類：
- 兩三個人先試流程：免費版
- 要新台幣計價：台灣在地廠商，留意最短合約期
- 客人主要從 LINE 來：先確認方案含不含 LINE，或另外串接
- 流程本身是公司賺錢的原因：評估客製
試用期間別只點點看，拿自己的資料跑一輪：
- 匯入一批真實客戶，看一家公司多個窗口記不記得下
- 從詢價、報價到成交走一次，看案件階段能不能照你的叫法改
- 業務在外面用手機開，看查得到、改得了
- 做一次資料匯出，看往來紀錄與附件有沒有一起出來
資料帶不帶得走？簽約前先做一次資料匯出
| 怎麼匯出 | 下載連結 | 停用之後 | |
|---|---|---|---|
| HubSpot | CSV、XLSX | 30 天後失效 | 免費版與付費版終止後都不再提供存取 |
| Salesforce | 整個系統匯出成 CSV，依版本每週或每月一次 | 寄出後 48 小時（不含週末）刪除 | 付費合約終止後 30 天內提出請求才提供匯出 |
| Zoho CRM | CSV、XLSX；完整備份為 ZIP | 7 天 | 官方未承諾終止後可取回；作用中資料庫 6 個月內刪除，備份再 3 個月 |
| Pipedrive | CSV、XLSX；依資料類型匯出限全域管理員 | 28 天 | 取消後可用到該計費週期結束，之後失去存取 |
資料匯出也不等於完整：Salesforce 寫明公式欄位與彙總欄位一律不會匯出，搬到別家要重建；Zoho 免費版要完整備份，得另購一次性加購或升級付費版。
這不只是方便與否。把客戶資料放在雲端 CRM，通常構成委託廠商處理個資：個資法第 4 條規定受託者「視同委託機關」，施行細則第 8 條要求委託方監督受託者，監督事項就包含「委託關係終止或解除時」資料的返還與刪除。所以試用時就實際匯出一次，看欄位、往來紀錄、附件是不是都在。
CRM 要做 LINE 串接，有哪幾條路？
以上述四家國外 CRM 為例，入門方案都不含 LINE：
- Salesforce：LINE 是內建的訊息頻道，但要 Enterprise 或 Unlimited 版本（說明頁的版本名稱），另購 Digital Engagement 等加購方案
- HubSpot：裝市集上的第三方 App（另付訂閱），或用 Professional 以上的自訂頻道 API
- Zoho：原生 LINE 在客服產品 Zoho Desk，CRM 端靠第三方擴充
- Pipedrive：2026 年 10 月 14 日在官方市集找不到明確支援 LINE 的整合
另一條路是用 LINE 官方的 Messaging API 自己做 LINE 串接：客人在官方帳號留言、預約，直接寫進 CRM 的客戶紀錄。串之前先決定 LINE 上哪些事要寫進 CRM，例如加好友、預約、詢價。這類串接屬於LINE 串接系統開發。
什麼時候套裝不夠，才考慮客製？
多數公司應該先用套裝：便宜、上線快、有人維護。套裝真正的天花板，是你要的功能只在高階方案才有：
- 串 ERP：以 Salesforce 為例，免費版與 Starter 沒有 API，Pro Suite 要加購
- 簽核流程：Salesforce 要 Core 以上，Zoho 要 Enterprise 以上，HubSpot 的成交簽核只在 Enterprise
- 自訂資料表：HubSpot 只在 Enterprise，Zoho 要 Enterprise 以上
遇到這種情況，把高階方案乘上人數、算三年，再跟客製比。人力也要算進去：設定欄位、匯入舊資料、教業務使用，不管買哪一家都要有人做。流程本身就是公司賺錢的原因時，客製才划算，判斷方式見客製化系統開發。
我們怎麼做？
第一步是不收費的初步判讀：寫信把第一節的四件事寄給我們——幾個人用、要記哪些欄位、客人從哪些管道來、要接哪些系統。我們回你先試哪一類套裝、要不要另外串 LINE 或 ERP，還是值得評估客製。
第二步是顧問諮詢，單獨報價：整理欄位、案件階段與串接需求，交付 SOP 文件與軟體設計需求單，可以拿去跟各家比價，文件歸你所有。確認要做，才報開發價。
常見問題
CRM 系統是什麼？
CRM 是客戶關係管理系統，把客戶資料、往來紀錄與業務進度集中在一處。對中小企業來說，最常見的用途是：哪個客戶誰負責、上次聯絡談了什麼、哪些案子還在談。
免費 CRM 夠用嗎？
小團隊試流程夠用，整個業務部長期用多半不夠。以 2026 年 10 月官網為例，HubSpot、Salesforce 免費版限 2 人，Zoho 限 3 人，聯絡人或紀錄數也有上限；Zoho 免費版不能自訂欄位，Salesforce 免費版沒有 API。
CRM 系統價格怎麼比？
用「人數 × 每人月費 × 12 × 使用年數」算總額，再加上導入費與加購模組。國外 CRM 多以美元計價、年繳多半比月繳便宜、標價未含稅；促銷價常限新客、限時，要看原價。
CRM 可以串 LINE 嗎？
可以，但多半不在入門方案裡。以 HubSpot、Salesforce、Zoho、Pipedrive 為例：Salesforce 要 Enterprise 或 Unlimited 版本另購加購方案，其他三家要裝第三方 App、用客服產品，或用 LINE 官方的 Messaging API 自己串。
不用了，CRM 裡的資料拿得回來嗎？
要看各家條款。HubSpot 終止後不論免費或付費都不再提供存取；Salesforce 付費合約要在終止後 30 天內提出請求才提供匯出。簽約前先確認匯出格式、下載連結效期與停用後的期限，最好試用時就實際匯出一次。
本文引用資料來源
- HubSpot：Sales Hub 價格、產品與服務目錄、匯出紀錄、產品條款、市集上的 LINE 整合（第三方，一例）
- Salesforce：Sales Cloud 價格、Free Suite、主服務合約、匯出資料、Messaging 支援版本
- Zoho CRM：價格、版本比較、匯出資料、資料備份、隱私權政策、Zoho Desk 的 LINE 頻道
- Pipedrive：價格、用量限制、匯出資料、取消付費帳號
- 台灣在地 CRM 業者官網公開價目（擷取自 2026-10-14，去識別化，以業者現行公告為準）
- LINE Developers：Messaging API overview
- 全國法規資料庫：個人資料保護法、個人資料保護法施行細則
