大部分公司的內部系統都是從一張 Excel 開始的。它變成兩張、五張，然後某天有人問「上個月的庫存為什麼對不起來」，沒有人答得出來。
把它換成一套真正的進銷存系統有四條路：繼續用 Excel、買套裝、套一層無程式碼工具、做一套自己的。這篇寫的是各自的天花板在哪，以及一件業界很少直說的事——多數情況你應該先考慮套裝。
第一條路：Excel 進銷存系統撐得住的範圍
用 Excel 進銷存管到一個程度會卡住，但它最強的地方是「今天就能開始」：沒有導入期、想到什麼就加一欄。流程還沒定型時，這個優勢無可取代。
硬性上限其實很寬，但兩種試算表的數字完全不同，不要混用：
| 上限 | 計算單位 | |
|---|---|---|
| Excel | 1,048,576 列 × 16,384 欄 | 每個工作表 |
| Google Sheets | 1,000 萬個儲存格或 18,278 欄 | 整份檔案 |
（來源：Excel 規格與限制、Google Drive 檔案大小限制）
但我們實際遇到的狀況，幾乎沒有一次是撞到這兩個數字。先卡住的是這三件事：
一、公式的連鎖計算。 大量資料加上多個 VLOOKUP 或 ARRAYFORMULA，改一格會觸發整張表重算。判斷方法不用看列數——開檔要等到你想去倒杯水，就代表超過了。
二、沒有交易與回復機制。 一筆出貨要同時扣庫存、寫出貨單、更新應收——在試算表裡這是三次獨立的修改。中間斷掉或被覆蓋，資料就對不起來，而且不會有錯誤訊息。你會在對帳時才發現。
三、檢視權限只能管到檔案層級。 Google Sheets 有「保護工作表和範圍」，可以管「誰能改」到範圍層級；但管不到「誰能看」。常見的做法是把分頁隱藏起來，而 Google 官方自己把話講得很清楚：
Hiding a sheet is not the same as protecting a sheet. All spreadsheet editors can unhide and view these sheets for convenience. Spreadsheet viewers can still access content in hidden sheets. —— Google 文件說明：保護、隱藏及編輯工作表
先撞到的三件事，都不是資料量（AI 生成示意圖）
第二條路：套裝進銷存系統（多數人該走這條）
這一段很少有人直說，因為不好賣：多數情況你應該直接買套裝的進銷存系統。
便宜、上線快、有人維護，而且功能通常比你自己列的需求清單完整——你想得到的例外，它多半遇過。
客製划算的分界線在這裡：
當你的流程本身是公司賺錢的原因（特殊的計價方式、特殊的驗收流程、特殊的通路結構），改流程去遷就軟體就是把優勢丟掉。
反過來，如果你的流程只是「大家一直都這樣做」，換成套裝軟體的標準流程多半更好——買到的不只是軟體，還有別人整理過的流程。
套裝的天花板我們看到的順序通常是這樣：
- 出不了你要的報表——多數人第一次喊「這套不行」其實是卡在這裡，不是功能不夠
- 要改就得等原廠報價與排程，而且版本升級時客製的部分常被覆蓋或要重做
- 資料模型跟你的生意對不上（例如你的計價邏輯它做不出來）
- 它不讓你跟其他系統對接
撞到後面兩條，才輪到第三、第四條路。
第三條路：無程式碼工具
當試算表開始卡、套裝又不合用，下一步通常是套一層無程式碼工具——把試算表當資料來源，用平台產出手機可用的表單與清單。這類工具（AppSheet、Power Apps、Airtable 等）填補的是「試算表不夠用，但還不值得開專案」的中間地帶。
這一段值得先撐，榨乾的做法寫在 AppSheet 企業應用實戰。但如果你卡在這裡半年以上、還一直在繞平台的限制，那不是調校問題，是到頂了。
三面牆，出現任何一面就該評估下一步：
授權成本。 這類平台多半以「每位使用者每月」計費，人數一多成本就跟著走。但要注意它們通常也有按 App 或按用量計費的方案——人數多的時候反而該去比那個級距，不要只看人頭價（實際級距以各平台官方定價頁為準，例如 AppSheet 定價）。
邏輯的複雜度天花板。 跨表的條件運算、多階簽核、需要交易保證的流程，在這類平台上要嘛做不出來，要嘛做出來以後沒有人敢改——邏輯散在幾十個設定欄位裡，沒有版本控制、沒有測試。
自動化的執行限制。 很多人會再疊一層 Google Apps Script 來補平台做不到的事。Apps Script 不是無程式碼工具，它有自己的配額：單次執行上限 6 分鐘（消費者與 Workspace 帳號相同）、觸發器每日總執行時間消費者 90 分鐘、Workspace 6 小時；自訂函式更短，只有 30 秒（Apps Script 配額）。批次處理一旦被中途切斷，已經寫出去的資料不會自動回復。
第三面牆其實來自疊在上面的 Apps Script（AI 生成示意圖）
第四條路：什麼時候值得做一套客製的進銷存系統
三條路的天花板撞到越多，客製的投報率越高。但有個更實際的判準：
有沒有一件事，因為系統做不到，而長期用人工補？
每個月花半天做同一份報表、每次出貨在三個地方各輸入一次、報價要先問倉管有沒有貨再手動算折扣——這些人工補丁的成本持續發生，而且隨業務量成長。
做一套自己的，換到的是這四件事：
- 資料結構由你定。不用遷就平台的資料模型，也不用為了繞過限制而設計奇怪的欄位
- 有交易保證。一組動作要嘛全成功、要嘛全不算，月底不會再有對不起來的數字
- 權限可以做到列層級。業務只看得到自己的單，這是設計進去的而不是靠隱藏
- 開發成本不隨人數線性成長。多十個人用不會多十份授權費——但雲端用量、支援與教育訓練仍然會跟著人數走，這部分不要算成零
既有的 ERP 不用動，但有前提
這是最多人擔心的一點：客製系統以唯讀方式讀取 ERP，只寫自己的資料表，主帳完全不碰。
好處是萬一新系統出問題，關掉就好，ERP 的帳務不受影響；驗收時也容易說清楚「什麼會變、什麼不會變」。
但要誠實講前提，因為這四件事任何一件不成立，做法就要改：
- ERP 要讓你讀得到。 有 API 最好；只能直連資料庫的話，要先確認不違反原廠的維護合約
- 不能直接打正式庫。 查詢會佔用資源、可能鎖表，實務上走離峰批次或唯讀副本
- 唯讀不等於即時。 新系統的數字會落後 ERP，對帳時要知道這個落差從哪來
- 「關掉就好」有例外。 只在新系統輸入過、沒進 ERP 的資料，關掉就找不回來了
資料只從 ERP 流向新系統，前提是它要讓你讀得到（AI 生成示意圖）
怎麼避免「做了半年才發現不是想要的」
解法是把驗收切碎：拆成可以獨立運作的段落，每段做完就上線給實際使用的人，確認沒問題再往下。
我們的做法是第一段先做最痛的那個流程，不是最簡單的——最痛的那段做對了，後面的信心才建立得起來；先做簡單的，風險全部堆在專案末期。
第一段先做最痛的流程，不是最簡單的（AI 生成示意圖）
驗收標準在開工前就寫下來，而且要寫成「誰做什麼動作、系統該出現什麼結果」這種當場可以操作的句子，不是「操作流暢」這種無法判定的形容。
四條路怎麼對號入座
三個問題就分得出你該停在哪一條（AI 生成示意圖）
下表把四種進銷存系統的差別攤開來，對照自己的狀況就知道現在該停在哪一條。
| Excel | 套裝軟體 | 無程式碼工具 | 客製系統 | |
|---|---|---|---|---|
| 最適合 | 流程還沒定型 | 流程是標準做法 | 流程定了、人數不多 | 流程是你的優勢 |
| 上線速度 | 今天 | 數週～數月 | 數週 | 數月 |
| 多人同時改 | 沒有交易保證 | 依產品而定 | 平台代管，邏輯受限 | 有 |
| 權限 | 檢視只能管到檔案 | 依產品而定 | 多數支援列層級 | 完全自訂 |
| 成本 | 幾乎為零 | 授權費 | 隨人數或用量成長 | 開發費，之後為維運 |
| 改動彈性 | 隨手改 | 受產品限制 | 受平台限制 | 由你決定 |
換之前先確認的三件事
一、哪一段流程已經定型了。 不必整間公司都定了才能開始——只要有一段（例如出貨或報價）半年沒改過，就先做那一段；還在調的部分留著用試算表跑，之後再併進來。
二、歷史資料要搬多少。 直接影響時程與費用。常見做法是只搬「還會被查詢的期間」，更早的封存成唯讀備份。
三、結案之後誰能改。 簽約前就要問：原始碼歸誰、雲端專案開在誰名下、文件交不交付。答案若是「都在我們這裡」，那只是換一種被綁住的方式。
想知道自己卡在哪一段
挑一個最卡的流程，把現在的做法錄一段螢幕或拍幾張截圖，順便講一天處理幾筆、卡在哪一關。
我們會回你一份判讀：這段值不值得做成系統、該不該先買套裝、要不要動到既有 ERP、大概拆成幾個階段。 這一步不收費，也不需要你先整理好規格——把規格整理清楚本來就是我們的工作之一。
交付與歸屬的做法寫在 企業系統客製開發。如果你的狀況是「流程不用動，只想把中間那幾個手工步驟接起來」，那要看的是 AI 工作流與流程自動化。
常見問題
Excel 或 Google Sheets 做進銷存系統，資料量上限在哪？
兩者完全不同：Excel 是每個工作表 1,048,576 列 × 16,384 欄，Google Sheets 是整份檔案 1,000 萬個儲存格或 18,278 欄。但實務上幾乎不會撞到這兩個數字——先卡住的是公式的連鎖計算量與同時編輯的人數。判斷方法：開一次檔案要等到你想去倒杯水，就超過了。
多人同時編輯進銷存會出什麼問題？
試算表沒有跨多次編輯的交易與回復機制。一筆出貨要同時扣庫存、寫出貨單、更新應收，這在試算表裡是三次獨立的修改——任何一步失敗或被覆蓋，資料就對不起來，而且不會有錯誤訊息。你會在對帳時才發現，那時很難回推是哪一筆。資料庫的交易機制就是為了保證「要嘛全成功，要嘛全不算」。
為什麼不直接買套裝進銷存軟體？
多數情況你應該直接買。分界線在於你的流程是不是公司賺錢的原因——特殊的計價方式或通路結構，改去遷就軟體就是把優勢丟掉；只是「大家一直都這樣做」的話，換成標準流程多半更好。
無程式碼工具可以撐多久？
撐到三件事之一發生：授權成本隨人數成長到不划算、邏輯複雜到做不出來（跨表條件運算、多階簽核、需要交易保證的流程）、或要跟既有系統對接。前兩件慢慢浮現，第三件通常是突然的——老闆問「能不能跟 ERP 接起來」，那一刻多半就到頂了。另外這類平台不只按人頭計費，人數多時該去比按 App 或按用量的級距。
做一套客製系統，既有的 ERP 要不要動？
不需要動，也不建議動。做法是以唯讀方式讀取 ERP，新系統只寫自己的資料表，主帳完全不碰。但有前提：ERP 要提供 API 或允許唯讀連線，且要走離峰批次或唯讀副本，避免查詢影響正式作業。另外唯讀不等於即時——新系統的數字會落後 ERP，對帳時要知道這個落差從哪來。
本文引用的官方文件
- Excel 規格與限制 — 每個工作表的列數與欄數上限
- Google Drive 可儲存的檔案大小上限 — Google Sheets 的儲存格與欄數限制
- Google 文件說明：保護、隱藏及編輯工作表 — 隱藏分頁不等於權限控管
- Google Apps Script 配額 — 單次執行時間、觸發器每日總時數與自訂函式上限