業務把報價單貼進自己的 ChatGPT 帳號請它潤稿，這份報價就進了公司管不到的地方：公司看不到、刪不掉，訓練設定有沒有關，也只能看員工自己。
我們的看法是：AI 資料外洩的風險，關鍵往往不在 AI 公司，而在員工用哪種帳號、設定有沒有關、公司看不看得到。四家主流服務的規定方向一致：個人版都沒有公司方案的保護，其中三家寫明可能拿對話訓練，公司也看不到；公司方案預設不訓練，管理員管得到。所以第一步不是禁用，而是讓員工改用公司開的帳號。
個人版和企業版，差在哪？
大家常說的「ChatGPT 企業版」，官方方案是 Business 與 Enterprise。「Gemini 企業版」容易混淆：Google 有一個產品就叫 Gemini Enterprise，是另一個給員工用的 AI 與代理平台；多數人說的 Gemini 企業版，指的是 Google Workspace 公司帳號裡的 Gemini。以下整理各家官方說明（2026 年 10 月查核）：
| 服務 | 個人帳號 | 公司方案 | 管理員能做什麼 |
|---|---|---|---|
| ChatGPT | 內容可能用於訓練，可在資料控制關閉「Improve the model for everyone」 | Business、Enterprise 預設不用業務資料訓練 | Business：檢視、匯出、刪除工作區對話，設定保存期限，SSO 與網域驗證；Enterprise 另有稽核紀錄 |
| Gemini | 18 歲以上預設開啟「保留活動記錄」，對話會用於改善服務與訓練，部分可能經人工審查 | 符合資格的 Workspace 版本：不經人工審查，未經許可不用於網域外的模型訓練；Business Base、Workspace Individual 等版本不在此列 | 依部門開關 Gemini、對話紀錄保留 3、18 或 36 個月 |
| Claude | Free、Pro、Max 由使用者選擇是否用於訓練，選了就保存 5 年 | Team、Enterprise 預設不訓練 | Team：SSO、網域驗證；Enterprise 另有稽核紀錄、自訂保存期限 |
| Microsoft Copilot | 用個人帳號登入時，沒有企業資料保護 | 符合資格的授權用公司 Entra 帳號登入：提示與回應不用來訓練基礎模型 | 可封鎖 Copilot Chat、用 Purview 設定保留原則 |
選哪一家，先看公司已經在用什麼。用 Google Workspace 的，Business Starter 等多數版本已包含有企業資料保護的 Gemini；用 Microsoft 365 的，符合資格的授權以公司帳號登入，就有 Copilot Chat 可用、不另收費；兩邊都沒有，再評估 ChatGPT 企業版或 Claude 的 Team、Enterprise 方案。各家模型的能力與 API 價格比較，見〈Gemini 模型介紹〉。
企業版就安全了嗎？AI 資料外洩的三個盲點
開了企業版，AI 資料外洩的風險小很多，但下面三件事仍要知道：
| 盲點 | 官方怎麼寫 |
|---|---|
| 預設不訓練，不等於不保留、沒有例外 | Workspace 的 Gemini 對話紀錄預設保留 18 個月，管理員可改成 3 或 36 個月；Claude Team、Enterprise 的成員按讚或倒讚，整段對話會保存最多 5 年、可能用於訓練，Owner 可以關閉「Rate chats」 |
| 管不到員工的個人帳號 | ChatGPT Business 管理員不能要求員工合併或刪除個人工作區；Enterprise 搭配網路閘道，才能把個人工作區從公司網路擋掉 |
| 網頁搜尋走另一套規則 | Copilot 送去 Bing 的網頁搜尋查詢會移除使用者與組織識別碼、不用於訓練基礎模型，但不在資料保護增補條款（DPA）的範圍內 |
另外，Google Workspace 要 Business Standard 以上才能選資料區域，而且只有美國或歐盟。資料依法規或合約不能離開台灣的，雲端方案未必適用，要另外評估；地端的取捨見〈地端 AI 有必要自建嗎？〉。
公司的 AI 使用規範怎麼訂？
〈人工智慧基本法〉2026 年 1 月公布，要求各目的事業主管機關訂定以風險為基礎的管理規範，並協助產業自訂指引；我們查到的主管機關文件裡，還沒有專給一般企業員工使用 AI 的規定。
要先訂公司自己的規範，行政院 2023 年 10 月函頒的〈行政院及所屬機關（構）使用生成式 AI 參考指引〉可以直接借用。它寫給行政機關；民間企業承接政府採購時，機關會要求得標廠商注意這份指引、遵守該機關的使用規範。條文本身很實用：製作機密文書禁止使用生成式 AI；不得提供應保密、個人及未經機關同意公開的資訊，但封閉式地端部署的模型確認環境安全後，可依機密等級分級使用；AI 產出不得作為決策的唯一依據；各機關可以自訂內控規範。
換成公司的說法，生成式 AI 使用規範至少寫這五條：
| 規定 | 怎麼落實 |
|---|---|
| 只用公司帳號 | 開企業方案並接上公司登入；明文禁止把公司資料放進個人帳號 |
| 公司機密不貼 | 客戶個資、報價、合約、未公開財務，以及依合約不能出境的資料，先列成清單 |
| 產出要有人確認 | AI 寫的報告、程式、信件，送出前由負責人看過 |
| 管理員設好保留期限 | 依公司需要設定對話保存多久、誰可以匯出 |
| 例外要申請 | 真的需要用 AI 處理公司機密，走核准過的管道，不靠員工自己判斷 |
規範寫完，連同原因一起跟員工說明：為什麼只能用公司帳號、哪些資料不能貼。
我們怎麼做？
我們的做法分兩步。第一步是不收費的初步判讀：寫信告訴我們公司用 Google 還是 Microsoft、大約幾個人、最怕哪類資料外流。我們回你哪些工作適合交給 AI、哪些資料要先排除在外。
第二步是顧問諮詢，單獨報價：盤點員工實際怎麼用 AI，挑出適合交給 AI 的步驟，把使用方式與不能貼的資料寫成 SOP。交付的文件歸你所有，拿去給其他廠商比價也可以。確認後才報導入價，也就是把 AI 接進公司流程的費用。服務內容見AI 流程自動化。
常見問題
員工用 ChatGPT 免費版，公司資料會被拿去訓練嗎？
有可能。OpenAI 寫明個人服務的內容可能用於訓練模型，可以到設定的資料控制關閉「Improve the model for everyone」；但關了之後按讚或倒讚，整段對話仍可能用於訓練。ChatGPT 企業版（Business 與 Enterprise）預設不用業務資料訓練，公司資料最好只放進公司開的帳號。
用了企業版，就不會有 AI 資料外洩嗎？
風險小很多，但不是零。企業版預設不訓練，不等於不保留；管理員也管不到員工自己的個人帳號，例如 ChatGPT Business 的管理員不能要求員工刪除個人工作區。所以除了開企業版，還要有 AI 使用規範。
要不要乾脆禁止員工用 AI？
該禁的是個人帳號，不是 AI。一律禁用，需要 AI 的員工只剩個人帳號可用；開公司帳號給員工用，資料才會留在管理員管得到的地方。公司機密與依合約不能出境的資料，再用 AI 使用規範明列不能貼。
公司的 AI 使用規範要寫什麼？
可以參考行政院 2023 年 10 月函頒的生成式 AI 參考指引：機密文書不用生成式 AI、不提供應保密與個人資料、AI 產出不能當決策的唯一依據。換成公司的說法，就是只用公司帳號、哪些資料不能貼、產出要有人確認、誰負責管理。
怎麼確認 Microsoft Copilot 是公司保護模式？
看登入的帳號。符合資格的 Microsoft 365 授權用公司的 Microsoft Entra 帳號登入，畫面會有綠色盾牌和「Work」標籤，提示與回應不會用來訓練基礎模型；同一個 App 用個人帳號登入時沒有這層保護。
